Martinsen verbessert die Dokumentierung und spart Zeit

Das vom dänischem Staat für öffentliches Rechnungswesen autorisierte Unternehmen, Martinsen, hat mit Audit Applications den manuellen Prozess der Sendung von Audit-Bestätigungen automatisiert. Dieses Digitalisierungsprojekt resultierte in einer Zeitersparnis von 1-2 Stunden pro Audit-Klient und stellt einen einheitlichen und effektiven Prozess sicher.

 

Audit-Bestätigungen sind das bevorzugte Tool von Unternehmen im Rechnungswesen, um die ausstehenden, ausgehenden und eingehenden Zahlungen zu verwalten. Dies kann jedoch ein manueller und zeitaufwendiger Prozess sein, wie es auch bei Martinson, einem vom dänischem Staat autorisiertem Unternehmen im öffentlichen Rechnungswesen war.

 

Staatlich anerkannte Buchhalter Michael Marseen

“Wir hatten unser eigenes Tool und haben Microsoft Word für die Zusammenführung von E-Mails genutzt. Das funktionierte ganz ok, aber es beanspruchte Zeit und viel Mühe. Nicht beantworteten Bestätigungen nachzugehen war ein manueller Prozess und dauerte unverhältnismäßig viel Zeit. Die Antwortrate in Briefform gesendeter Bestätigungen ist nicht sehr groß und war der Hauptgrund für die Arbeit,” erklärt der staatlich anerkannte Buchhalter Michael Marseen von Martinsen.

Digitalisierung bietet einen besseren Überblick

 

Martinsen begann Audit Applications zu nutzen, um die Audit-Bestätigungs-Methode zu verbessern. Mittlerweile ist der gesamte Prozess automatisiert, sodass Bestätigungen per E-Mail gesendet, Antworten registriert und in einem Berichtsmodul angezeigt werden. Nachfolgende E-Mails werden je nach Notwendigkeit automatisch gesendet.

 

Laut Buchhalterin Gina Frederiksen spart Martinsen nun 1-2 Stunden pro Klient.

 

Buchhalterin Gina Frederiksen

“Besonders im Nachfolge-Prozess sehen wir Einsparungen. Wir müssen nicht mehr manuell prüfen, wer geantwortet hat und wer noch einmal kontaktiert werden muss. Wir erhalten all unsere Dokumentierungen außerdem in einem einzigen PDF-Dokument, statt sie als einzelne Briefe und Dateien in unterschiedlichen Ordnern “herumliegen” zu haben,” sagt sie. Michael Marseen fährt fort:

“Wir sehen es außerdem als eine Verbesserung unseres Audit Prozesses. Es hat die Audit-Bestätigung als Audit-Prozedur attraktiver gemacht, was sicherstellt, dass unsere Buchhalter Audit-Bestätigungen einheitlich sammeln, statt, dass alle ihren eigenen manuellen Prozess nutzen. Auf diese Weise kann das Fehlerrisiko reduziert werden,” sagt er.

Sehr einfach zu lernen

 

Martinsen hat mehr als 170 Buchhalter in 9 Büros und die Audit Applications Lösung wird im gesamten Unternehmen verwendet. Auf diese Weise wurde ein intuitives Benutzerinterface und eine hohe Annahme durch die Nutzer zu einer ihrer Hauptanforderungen.

 

“Ich finde das Audit Applications’ System extrem einfach zu lernen und zu verwenden. Es ist einfach und intuitiv. Wird es nur einmal verwendet, hat man im Grunde das gesamte System gelernt. Das ist wichtig und ermöglicht uns unseren Prozess zu verschlanken, indem die Aufgabe unseren neuen Buchhaltern überlassen wird, während sich erfahrenere Buchhalter auf andere Bereiche konzentrieren können,” sagt Gina Frederiksen.

Martinsen ist ein vom dänischen Staat autorisiertes Unternehmen im öffentlichen Rechnungswesen mit mehr als 170 Buchhaltern. Es ist ein regionales Consulting und Buchhaltungs-Unternehmen mit Büros in Kopenhagen, Aarhus, Esbjerg, Kolding, Vejle, Grindsted, Skjern, Tørring und Vejen.

Martinsen uses automated audit confirmations