Saldomeddelelse

Hvad er en saldomeddelelse?

I de fleste revisionsselskaber anvendes en velkendt revisionshandling til sikring af tilstedeværelsen af bogførte debitor- og kreditorsaldi i virksomhedernes årsrapporter. En almindelig revisionshandling, til dokumentation af tilstedeværelsen af disse saldi, sker gennem udsendelse af saldomeddelelser til virksomhedens debitorer og kreditorer. I saldomeddelelserne står hvilken skyldig saldo, pr. balancedagen, debitorerne har til den pågældende virksomhed, der er under revision. Debitorerne kan bekræfte saldiene ved, at underskrive brevet og returnere til revisor. Saldiene kan bekræftes helt eller delvist. Revisor modtager brevene retur og kan på denne måde få overbevisning fra eksterne interessenter, om virksomhedens tilgodehavender eller gæld er tilstede, og dermed retmæssigt indregnet i årsrapporten. Ved udarbejdelsen af saldomeddelelser anvendes ofte metoder der involverer mange manuelle trin.

Traditionel proces for udarbejdelse af saldomeddelelser

I skabelsen af saldomeddelelser er der groft skitseret fem trin.

  1. Virksomheden (revisionskunden) laver et udtræk af kunde- og leverandørstamdata, samt saldooplysninger fra bogføringssystemet og videregiver til revisor. Det vigtige element er, at revisor modtager valide debitor- og kreditordata fra virksomhedens registreringssystem.
  2. Revisionen modtager debitor- og kreditordata fra virksomhedens registreringssystem. Revisor udvælger herfra en repræsentativ stikprøve og udarbejder saldomeddelelserne ved hjælp af flettefunktionen i Word. De endelige saldomeddelelser indeholder som minimum navnet på debitoren eller kreditoren, saldoen, opgørelsesdatoen og en forespørgsel om bekræftelse.
  3. Saldomeddelelserne udsendes manuelt af revisor pr. mail og brev til virksomhedens debitorer og kreditorer.
  4. Virksomhedens debitorer og kreditorer besvarer de modtagne saldomeddelelser – ofte ved returnering af en vedlagt svarkuvert.
  5. Revisor registrerer modtagne besvarelser af saldomeddelelserne og udarbejder endeligt revisionsbevis, for det pågældende regnskabsområde. Revisors registrering af modtagne svar foregår ofte manuelt, hvilket øger risikoen for indtastningsfejl. Herunder håndtering af forskellige valuta, registrering på korrekte debitor eller kreditor.

Der er plads til forbedringer

Tidsmæssige forbedringer

Revisorer arbejder mange timer i regnskabssæsonen og har derfor et konstant tidspres. Revisionsprocessen omkring saldomeddelelser bruges ofte på administration, herunder udarbejdelse af saldomeddelelserne og svarkuverter, udsende individuelle breve eller e-mails, registrere svar og udsendelse af påmindelsesbreve. I en perfekt verden ville tiden kunne bruges på at øge kvaliteten i revisionen i stedet for administrative opgaver.

Kvalitetsmæssige forbedringer

Kvaliteten i revisionsarbejdet er meget elementært og grundlæggende for hele revisionen. Hver gang data skal indtastes manuelt, er der en reel fejlmulighed. Revisionshuse burde forbedre kvaliteten på dette område, specielt når der er tale om en systematisk og gentagende proces med mulighed for eliminering af manuelle trin.

I praksis ville processen kunne automatiseres i et online værktøj, herunder udsendelsen af saldomeddelelser, modtagelsen af svar og dataregistreringen. Ideelt ville de eneste manuelle trin være at beregne stikprøven, at gennemgå de modtagne svar og den automatisk genererede rapport. Udarbejdelsen af saldomeddelelser kan med fordel effektiviseres ved hjælp af et online værktøj, for at spare tid, penge og opnå øget kvalitet i arbejdet.