Martinsen får bedre dokumentation og sparer tid

Revisionsselskabet Martinsen har sat strøm til de manuelle processer omkring udsendelse af saldomeddelelser. Digitaliseringen betyder, at Martinsen sparer 1-2 timer per bekræftelsesrunde og sikrer ensartede, effektive processer.

 

Når revisionsselskabet skal sikre sig, at kundernes debitorer er til stede, er de traditionelle saldomeddelelser et oplagt værktøj, men det er også en manuel, tidskrævende omgang. Det var også tilfældet hos Martinsen Statsautoriseret Revisionspartnerselskab.

 

Statsautoriseret revisor Michael Marseen

”Vi havde vores eget værktøj til det og lavede brevfletning i Word, og det virkede sådan set fint, men det tog tid og var tungt at følge op på. Særligt den manuelle opfølgning tog meget tid. Når man sender ud med brev, er svarraten ofte ikke særlig høj, så det kræver en del opfølgning,” fortæller statsautoriseret revisor Michael Marseen fra Martinsen Statsautoriseret Revisionspartnerselskab.

 

Digitalisering giver hurtigt overblik

 

For at forbedre processen begyndte Martinsen derfor at bruge løsningen fra Audit Applications. Nu er hele bekræftelsesrunden digitaliseret, så det er let at udsende saldomeddelelser via mail, få overblik over de indkomne svar og følge op, når der er behov.

Revisor Gina Frederiksen vurderer, at Martinsen sparer 1-2 timer per bekræftelsesrunde.

 

Revisor Gina Frederiksen

”Det er særligt i forhold til opfølgningsprocessen, at det betyder rigtig meget. Vi skal ikke manuelt finde ud af, hvem der har svaret, og derefter følge op på dem, der ikke har. Samtidig får vi samlet al vores dokumentation i ét dokument i stedet for at have det liggende som papirer i mapper,” siger hun, og Michael Marseen følger op:

”Vi ser det også som en forbedring af revisionsprocessen. Det har gjort saldomeddelelser mere attraktive som revisionshandling, og det sikrer, at folk gør det ensartet i stedet for at sidde med hver deres manuelle proces. Det minimerer alt andet lige risikoen for fejl,” siger han.

Utroligt nemt at lære

 

Martinsen har kontorer 9 forskellige steder i landet, og løsningen fra Audit Applications bliver brugt på tværs af virksomheden. Derfor er det også en fordel, at programmet er nemt at gå til.

 

”Jeg synes, det har været utroligt nemt at lære at bruge det. Det er simpelt og overskueligt. Har man bare gjort det én gang, kan man næsten ikke undgå at forstå det. Det er vigtigt, for det betyder, at vi let kan strømline processen og lade vores yngre medarbejdere varetage det, så de ”tungere” revisorer ikke behøver bruge så meget tid på det,” fortæller Gina Frederiksen.

Martinsen Statsautoriseret Revisionspartnerselskab er et lokalt og regionalt rådgivnings- og revisionsfirma med selvstændige kontorer i Esbjerg, Grindsted, Kolding, København, Skjern, Tørring, Vejen, Vejle og Aarhus.

Martinsen uses automated audit confirmations